I prezzi dell’energia continuano a salire, gli spazi diventano più scarsi e le catene di approvvigionamento sempre più complesse – e il magazzino? Diventa un centro di costo sottovalutato. In molte aziende qui si nasconde un grande potenziale di risparmio. Il problema: i costi si nascondono spesso nella routine quotidiana.
Rendendo visibili queste spese e riducendole in modo mirato, si ottiene non solo più spazio libero nel magazzino, ma anche maggiore flessibilità e sicurezza nelle consegne. Questo articolo mostra dove vale la pena guardare da vicino e come ridurre i costi di magazzinaggio senza compromettere i processi.
Comprendere i costi di magazzinaggio
I costi di magazzinaggio non sono composti solo da affitto e personale. Anche le spese per spazio, tecnologia ed energia influenzano il livello dei costi operativi. A ciò si aggiunge il capitale immobilizzato nelle scorte, nonché fattori imprevedibili come le perdite o i periodi di inattività.
In molte aziende, queste voci restano invisibili. Sono distribuite tra diversi centri di costo o confluiscono nel calcolo complessivo senza essere notate. Di conseguenza, la loro entità reale viene spesso sottovalutata e i potenziali risparmi rimangono inutilizzati.
Le conseguenze vanno ben oltre il magazzino: costi di stoccaggio troppo elevati riducono la liquidità, rallentano i tempi di risposta alle richieste dei clienti e rendono difficile mantenere prezzi competitivi.
Tipici fattori di costo nel magazzino
Scorte elevate e bassa rotazione
Quando i prodotti rimangono troppo a lungo in magazzino, immobilizzano capitale – spesso per mesi. Allo stesso tempo, manca spazio per nuove merci. Le scorte diventano obsolete o perdono valore. Ciò può diventare rapidamente costoso, soprattutto per articoli stagionali, componenti tecnici o merci deperibili.
Processi e layout di magazzino inefficienti
Lunghi percorsi, strutture caotiche o procedure poco chiare aumentano non solo il tempo di lavoro, ma anche il rischio di errore. Se gli operatori devono prima cercare la merce, si perde tempo prezioso.
Gestione del magazzino non strutturata
Senza dati affidabili su scorte, utilizzo o ubicazione degli articoli, ogni decisione diventa un rischio. Le doppie assegnazioni, le sovrapposizioni o gli errori di registrazione sono le conseguenze e fanno aumentare i costi di magazzino.
Tecnologia obsoleta o sistemi inadeguati
I sistemi di magazzinaggio che non si adattano più al modello di business o richiedono una manutenzione continua generano costi inutili. Anche software datati o la mancanza di interfacce rallentano i processi e aumentano il lavoro amministrativo.
Misure pratiche per ridurre i costi
Ottimizzare la gestione delle scorte
Le scorte costano denaro ogni giorno. Ogni unità immagazzinata immobilizza capitale, occupa spazio e genera costi continui, ad esempio per la climatizzazione, la pulizia o l’assicurazione. Per risparmiare in modo mirato, serve una gestione intelligente delle scorte. Tre leve principali per ridurre i costi di magazzinaggio:
Eseguire un’analisi ABC:
L’analisi ABC serve a stabilire le priorità tra gli articoli di magazzino in base alla loro quota sul valore totale. Gli articoli A rappresentano spesso il 70–80 % del valore di fatturato, pur costituendo solo il 10–20 % della quantità totale di articoli.
- Utilizzare una pianificazione dinamica del rifornimento:
Invece di definire quantità d’ordine fisse, conviene adottare una pianificazione dinamica basata, ad esempio, su valori di consumo medi. I moderni sistemi ERP calcolano automaticamente il livello di riordino ideale e lo adattano continuamente. Ciò riduce il rischio di sovraccarichi e, allo stesso tempo, le carenze di stock.
- Controllare regolarmente le scorte di sicurezza:
Le scorte di sicurezza servono come margine in caso di ritardi nelle consegne. Tuttavia, se impostate troppo alte, generano costi inutili. La formula per il livello di riordino ottimale è:
Livello di riordino = (consumo giornaliero × tempo di consegna in giorni) + scorta di sicurezza
Esempio: un articolo viene consumato 20 volte al giorno, il tempo di consegna è di 7 giorni e la scorta di sicurezza è di 50 pezzi.
Livello di riordino = (20 × 7) + 50 = 190 pezzi
Utilizzare efficacemente lo spazio del magazzino
Lo spazio di magazzino è uno dei maggiori fattori di costo – sia per quanto riguarda l’affitto o i costi di costruzione, sia per energia, manutenzione e percorsi interni. Un uso intelligente dello spazio consente quindi di risparmiare non solo area, ma anche denaro. Una leva centrale è la densificazione verticale: invece di espandersi in larghezza, spesso conviene sfruttare l’altezza – ad esempio con scaffalature a mensole per materiali lunghi o sistemi multipiano che sfruttano al massimo il volume su una superficie ridotta.
I moderni sistemi di scaffalatura, progettati in base alla tipologia degli articoli, alla frequenza di rotazione e alla logica di prelievo, garantiscono percorsi brevi e una gestione più rapida. Le scaffalature per pallet o le scaffalature a mensole doppie di OHRA offrono particolare flessibilità grazie alla loro struttura modulare.
Un ulteriore potenziale di ottimizzazione risiede nella riduzione dei depositi intermedi o delle aree tampone. Queste vengono spesso istituite per evitare colli di bottiglia, ma generano movimenti inutili, lunghi tempi di ricerca e scorte eccessive. L’obiettivo dovrebbe sempre essere un flusso di materiali continuo – dalla ricezione alla spedizione, senza deviazioni.
Lo spazio viene utilizzato nel modo più efficiente quando layout, processi e sistemi sono coordinati e verificati regolarmente per individuare zone vuote, duplicazioni o aree sovradimensionate.
Snellire e automatizzare i processi
I processi manuali complessi sono tra i fattori di costo invisibili del magazzino. Allungano i tempi di attraversamento, aumentano il rischio di errore e impegnano risorse di personale che servirebbero altrove.
Un approccio centrale per ridurre i costi di magazzinaggio è l’automazione delle attività ripetitive. Anche semplici attrezzature, come i nastri trasportatori o i tavoli elevatori, riducono il tempo dedicato al trasporto interno. Non sostituiscono un intero team, ma eliminano molti gesti ripetitivi che, accumulati, generano risparmi significativi.
Grandi progressi si possono ottenere anche nella preparazione degli ordini. Invece di lavorare con liste statiche o documenti cartacei, le soluzioni digitali “pick-by” consentono un prelievo guidato e preciso. Pick-by-Light, Pick-by-Voice o Pick-by-Scan riducono il tasso di errore e facilitano la formazione dei nuovi operatori. Il metodo migliore dipende dall’assortimento, dalla struttura degli articoli e dalla frequenza di rotazione. Non esistono soluzioni universali, ma strategie collaudate.
La base per processi efficienti è sempre un layout ben studiato: le posizioni di stoccaggio, i percorsi e le aree di preparazione devono essere allineati al flusso dei materiali. Meno deviazioni, meno soste intermedie e meno ricerche significano un magazzino più economico – anche senza automazione di fascia alta.
Digitalizzare la gestione del magazzino
La gestione digitale del magazzino è ormai una condizione essenziale per l’efficienza operativa. Se registrate ancora i dati di magazzino su fogli Excel o su carta, rischiate errori interni: doppie registrazioni, scorte mancanti, perdite di tempo e costosi errori di picking sono conseguenze frequenti.
Un sistema professionale di gestione del magazzino (LVS) o Warehouse Management System (WMS) offre trasparenza sulle scorte e consente di gestire in modo mirato le risorse. Il grande vantaggio: le informazioni sono disponibili in tempo reale – sull’occupazione, la posizione, i trasferimenti o i movimenti. Le decisioni non si basano più sull’intuito, ma su dati affidabili.
Gli strumenti digitali consentono inoltre di registrare i processi in modo mobile e indipendente dalla sede. Con scanner portatili, tablet o dispositivi mobili, i dipendenti mantengono una visione d’insieme – sia in ingresso, trasferimento o prelievo. Questo consente di risparmiare tempo ed evitare errori.
Funzionalità tipiche dei sistemi LVS/WMS moderni:
- Gestione delle scorte in tempo reale
- Assegnazione fissa o casuale delle ubicazioni
- Strategie di prelievo integrate
- Raccolta dati mobile tramite scanner
- Avvisi automatici in caso di sotto- o sovraccarico
- Interfacce con sistemi ERP o gestionali
L’investimento è conveniente anche per magazzini di medie dimensioni. Quando i processi manuali non sono più scalabili, aumentano errori e costi.
Formazione e sensibilizzazione del personale
La tecnologia, i sistemi e le strategie servono a poco se il personale del magazzino non collabora. Quando i dipendenti comprendono come funzionano i processi, dove si trovano i rischi e come utilizzare correttamente i sistemi, lavorano in modo più efficiente, sicuro e preciso.
La formazione mirata assicura che tutto il team parli lo stesso linguaggio – sia nella preparazione ordini, nella registrazione delle merci in entrata o nell’uso degli strumenti digitali. Non si tratta solo di formazione tecnica, ma anche di comprensione economica: quanto costa un errore di picking? Come influisce una registrazione errata sulle scorte? Dove si perde tempo ogni giorno?
Argomenti principali per la formazione del personale:
- Uso corretto dei sistemi LVS/WMS
- Utilizzo di scanner mobili e checklist digitali
- Sicurezza sul lavoro e ordine nel magazzino
- Percorsi efficienti ed ergonomia sul posto di lavoro
- Riduzione degli errori nel picking e nella spedizione
Sensibilizzate i vostri dipendenti al fatto che il successo dell’azienda è anche un successo personale per ciascuno di loro.
Quando i risparmi non valgono la pena
La riduzione dei costi non è un fine a sé. Misure sbagliate possono causare più danni che benefici. Scorte troppo basse portano a ritardi nelle consegne e clienti insoddisfatti. Una tecnologia economica genera spesso alti costi di manutenzione o non si integra nel sistema esistente. E senza personale formato, si accumulano errori che alla fine costano più di qualsiasi risparmio.
Un magazzino deve funzionare senza intoppi. È quindi importante valutare il rapporto tra costi e rischio. Processi snelli non devono compromettere la stabilità.
Una gestione del magazzino orientata al futuro nasce da decisioni equilibrate: risparmiare dove è sensato – investire dove è necessario. Soprattutto quando ciò garantisce qualità, efficienza o affidabilità delle consegne.
A volte è più conveniente spendere di più – soprattutto quando l’investimento evita errori costosi, clienti insoddisfatti o colli di bottiglia continui.
Soluzioni di magazzino automatizzate
I sistemi di magazzino automatizzati non sono più considerati un lusso, ma una chiave strategica per migliorare l’efficienza. Le aziende che automatizzano i loro processi logistici beneficiano non solo di costi operativi ridotti, ma anche di maggiore trasparenza, disponibilità e sicurezza.
Un magazzino automatizzato riduce al minimo gli interventi manuali. Ciò diminuisce il tasso di errore, accelera le operazioni di carico e scarico e garantisce un flusso di materiali costante – anche con grandi volumi. Allo stesso tempo, lo spazio viene utilizzato in modo più efficiente grazie a soluzioni verticali compatte o sistemi di scaffalature dinamiche, creando margine per assortimenti più ampi o nuovi processi.
Anche dal punto di vista economico l’investimento si ripaga: minore impiego di personale, maggiore alleggerimento dei dipendenti, riduzione dei costi di stock grazie a una gestione più precisa, meno errori e spesso un ammortamento più rapido del previsto.
Vantaggi tipici delle soluzioni automatizzate di magazzino:
- Risparmio di spazio: utilizzo ottimale grazie a sistemi compatti
- Efficienza temporale: tempi di accesso più brevi e processi automatizzati
- Affidabilità: meno errori grazie al controllo assistito dal sistema
- Sicurezza: accessi controllati e processi chiari
- Scalabilità: i sistemi crescono con le esigenze
- Alleggerimento del personale: i dipendenti vengono liberati da attività ripetitive
Come produttore di soluzioni di magazzino automatizzate, OHRA offre sistemi modulari personalizzabili in base ai prodotti, al settore e ai processi. L’attenzione è rivolta a una tecnologia durevole, elevata capacità di carico e integrazione flessibile nei processi esistenti.
Conclusione
Non ogni euro può essere risparmiato subito – ma ogni processo può essere riesaminato. Un magazzino strutturato, snello e stabile è un punto di forza competitivo.
Anche piccoli cambiamenti nella gestione delle scorte, nell’utilizzo dello spazio o nei processi possono avere un grande impatto – purché seguano una strategia chiara. Non si tratta di tagliare a tutti i costi, ma di ottimizzare in modo mirato. Di prendere decisioni basate su dati affidabili. E di comprendere che l’efficienza nasce sempre dall’equilibrio tra persone, tecnologia e struttura.
